第四章.绿叶充实枝干
一、“项目”、“任务”、“下一步行动”的区别
“项目”是多元组合，包含任务、成果等，任务和行动是可以嵌套的
“任务”是单一行动组成的事件
“行动”是指单个的步骤，是可以执行的
二、如果你是一位“便利贴先生”
所谓的事件管理、所谓的高效工作、所谓的无压工作，并不是要你在单位时间内完成比以前更多的事情，而是能让你把握住重点，保持平和的心态。工作只是谋求更好生活的一种途径而已。
“便利贴先生”特点：
1、喜欢吧任务随手写在便利贴上
2、对自己的要求仅仅是完成工作
3、对所有事情来者不拒
筷子式清单
“筷子式清单”有两根筷子组成：一根（直线）是“任务清单”，另一根（直线）是“下一步行动清单”
任务清单与下一步行动清单的区别（图）
如何使用下一步行动清单
1、随身携带
2、扩展功能
优先级别 执行情境 不用切换场合，避免分散注意力 省掉很多重复动作 头脑风暴 言简意赅，5W方法使用“筷子式清单”的三个步骤（图）
如何制定你的清单系统
四种类型：“便利贴先生”、“邮件狂人”、“交际草”、“掌柜的”
分类依据：角色、材料、环境（图）
三、如果你是一位“邮件狂人”
今日事，今日毕：所有的事情，在当天都必须找到处理的方法
第一次设置邮箱
设置垃圾邮件过滤器，并保持随时更新
不使用工作邮箱订阅邮件列表
将电子邮件按照接收日期排序
采用三栏浏览邮件方式（左：文件夹列表，中：发件人和邮件主题，右：邮件内容）
日常处理
1.采用主题阅读方式，快速浏览一遍收件箱的所有邮件，将垃圾邮件和无价值邮件删除
2.采用略读方式，再浏览一遍收件箱，掌握每封邮件的主要内容、目的，对它们进行分类储存，这是在考虑如何处理邮件
3.如果你的分类做得够合理，你的收件箱已经是空的了，所有邮件都找到了容纳它们的最佳场所邮件分类
1.建立“@行动”文件夹
所有需要自己处理的邮件，处理完后移到“@归档”或删除2.建立“@委办”文件夹
需要交付给别人处理的任务，转发给被委办人的同时，抄送一份给自己，在主题的最后加上“_委办”3.建立“@将来某时”文件夹
将来某个时刻才能执行的事情 有待孵化的任务4.建立“@归档”文件夹
在“@归档”文件夹下按照不同的项目建立文件夹清空收件箱并不意味着所有的事情都已搞定，它仅仅代表着所有的事情都已经得到了妥善处理
四、如果你是一位“交际草”
美国时间管理专家大卫•艾伦认为适合写在日程表里的三种事务：
1.在某一个确切的时间里采取的行动
2.在某一个确切的日期里采取的行动
3.在某一个确切的日期里将要获取的信息
“交际草”的三个特点：
每天80%的时间都不在公司，而在外面应酬
几乎每天的事务都有确切的时间，80%的时候用不到“将来某时”、“委办”、“归档”
有很多需要定时提醒的事务
日程表和记事本是这样使用的：
1.日程表，几乎所有的行动都可以写在日程表里，并设置好提前的提醒时间
日程表是一块“圣地”，写进去的就一定要按照计划执行 日程表排得太满是“误区”2.记事本，主要用来进行任务的孵化，也可以用来进行“头脑风暴”
五、如果你是一位“掌柜的”
角色特点
1.纸质的资料较多
2.回顾的次数较多
43个文件夹，每月按最多31天算每天一个就是31个文件夹，再加上12个月，合起来43个文件夹
对这43个文件夹的要求
1.方便浏览标签，1到31号，1到12月，便签贴在醒目位置，贴文件夹侧面，且位置不重复
2.方便取出和放入，所有文件夹放入抽屉后要宽松一些
43个文件夹使用方法
1.其中31个文件组哟喂每日文件夹，在它们侧面分别贴上1
31的序列标签；剩下12个文件夹侧面分别贴上112月的标签2.31个每日文件夹以当天的文件夹为首依次排列，比如当天是10月5日，第一个文件夹就应该是“5”，1~4号依次排在31号文件夹后面
3.12个每月文件夹以当月文件夹为首依次排列，比如当月是10月，第一个文件夹应该是贴“10月”标签的文件夹，1~9月文件夹依次排在12月文件夹之后
4.每天取出当天文件夹里的事情放入工作蓝进行处理，待文件夹中的事情处理完毕后，就将此文件夹排列到其他每日文件夹的最后面，依次循环
5.同样道理，当月文件夹里的事情处理完毕之后，就把此文件夹放在其他每月文件夹的最后面，依次循环